Eau, chauffage collectif, ascenseur, entretien des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères… Lorsqu'un propriétaire met un logement en location, certaines dépenses qu'il règle peuvent être refacturées au locataire. Mais pas toutes ! La réglementation définit précisément les charges locatives récupérables et encadre leur paiement. Provision, forfait, justificatifs, régularisation annuelle : voici comment calculer et facturer les charges locatives sans se tromper. Guide pratique.
Qu'est-ce que les charges locatives récupérables ? Décret et définition
Les charges locatives récupérables, appelées simplement charges récupérables, sont des dépenses payées dans un premier temps par le propriétaire, mais dont il peut ensuite demander le remboursement au locataire.
Elles viennent donc s'ajouter au loyer proprement dit. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 distingue trois grandes catégories de dépenses récupérables :
- Les services rendus liés à l'usage du logement ou de l'immeuble,
- Les dépenses d'entretien courant et les menues réparations des éléments d'usage commun,
- Certaines impositions correspondant à des services dont le locataire bénéficie directement.
La liste détaillée est principalement fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Il ne suffit donc pas qu'une dépense concerne l'immeuble pour pouvoir automatiquement la faire supporter au locataire.
Par exemple ? L'électricité consommée par l'ascenseur ou l'éclairage des parties communes peut constituer une charge récupérable. En revanche, une dépense importante de rénovation de l'immeuble reste à la charge des copropriétaires.
Quelles sont les différences entre charges locatives et charges locatives récupérables ?
Dans le langage courant, les expressions "charges locatives" et "charges récupérables" désignent généralement les mêmes dépenses : celles que le bailleur peut récupérer auprès de son locataire. Il faut en revanche bien distinguer les charges de copropriété des charges récupérables.
Le propriétaire d'un appartement en copropriété reçoit des appels de fonds du syndic comprenant de nombreuses dépenses : entretien, assurance de l'immeuble, honoraires du syndic, travaux, chauffage collectif, ascenseur... Il doit les régler en sa qualité de copropriétaire. Mais seule une partie de ces sommes peut ensuite être imputée au locataire.
La distinction est essentielle pour un investisseur locatif : le relevé annuel du syndic ne doit pas être intégralement refacturé au locataire.
Les charges locatives en pratique
La liste - Quelles sont les charges récupérables sur le locataire ?
La liste réglementaire des charges récupérables est très détaillée. Dans la pratique, les principales charges locatives récupérables auprès d'un locataire concernent :
| Catégorie | Exemples de charges récupérables |
| Eau et chauffage | Eau froide et chaude, chauffage collectif, combustible ou énergie, certaines dépenses d'entretien des installations |
| Ascenseur | Électricité, entretien courant, nettoyage, visites périodiques et certaines petites réparations |
| Parties communes | Électricité, produits d'entretien, nettoyage et certaines menues réparations |
| Espaces extérieurs | Entretien courant des pelouses, massifs, haies, allées et aires de jeux |
| Hygiène | Produits de désinfection, sacs nécessaires à l'élimination des déchets, certaines dépenses liées aux ordures |
| Équipements communs | Entretien de la VMC, interphone ou dispositifs d'ouverture automatique |
| Taxes et redevances | Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères et taxe de balayage notamment |
Le décret prévoit également des règles particulières concernant le personnel de l'immeuble. Par exemple, lorsque le gardien ou le concierge assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets conformément à son contrat de travail, 75 % de certaines dépenses de rémunération et charges correspondantes sont récupérables. Le taux est ramené à 40 % lorsqu'il n'assure que l'une de ces deux missions. Pour un employé d'immeuble assurant l'entretien ou l'élimination des déchets, les dépenses de rémunération et charges correspondantes peuvent être récupérées en totalité dans les conditions prévues par le décret.
Autre cas fréquent pour les propriétaires : la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM). Elle figure sur l'avis de taxe foncière et est payée par le propriétaire, mais son montant peut être récupéré auprès du locataire. Les frais de gestion figurant sur l'avis d'imposition ne sont en revanche pas récupérables.
Pour aller plus loin : 12 questions pour comprendre la TEOM ou Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères
Quelles sont les charges locatives non récupérables par le propriétaire ?
À l'inverse, les dépenses qui ne figurent pas parmi les charges récupérables restent en principe supportées par le bailleur. C'est notamment le cas de nombreuses dépenses liées à la propriété, à l'administration ou aux travaux importants de l'immeuble. Par exemple ? Les honoraires du syndic, l'assurance de la copropriété, les gros travaux, les travaux d'amélioration ou de rénovation, les fonds de travaux...
Une même installation peut d'ailleurs générer à la fois des dépenses récupérables et non récupérables.
Prenons l'exemple de l'ascenseur : son électricité, son entretien courant et certaines menues réparations sont récupérables. En revanche, le contrôle technique réglementaire réalisé tous les cinq ans n'est pas une charge récupérable.
Bon savoir : un propriétaire bailleur en copropriété a tout intérêt à s'appuyer sur le décompte détaillé fourni par son syndic plutôt que de reprendre mécaniquement le montant total de ses charges de copropriété.
Comment calculer le montant des charges locatives récupérables ?
Lorsque les charges sont payées sous forme de provisions, leur montant ne doit pas être fixé arbitrairement. La provision demandée au locataire est estimée à partir des résultats de la précédente régularisation et, lorsque le logement se situe en copropriété ou que le bailleur est une personne morale, du budget prévisionnel.
Prenons un exemple simple pour illustrer. Un propriétaire estime à 1 440 € les charges récupérables annuelles correspondant à son logement : 1 440 € : 12 mois = 120 € par mois.
Pour un loyer mensuel de 750 €, le locataire versera donc chaque mois : 750 € de loyer + 120 € de provision pour charges = 870 €.
Les 120 € ne constituent toutefois qu'une avance. Lorsque les dépenses réelles seront connues, le propriétaire devra procéder à une régularisation.
Si les dépenses récupérables atteignent finalement 1 500 €, le locataire aura versé 1 440 € et devra encore 60 €. À l'inverse, si les dépenses réelles s'élèvent à 1 350 €, le propriétaire devra restituer ou imputer au locataire le trop-perçu de 90 €. Simple non ?
Pour aller plus loin : Investissement locatif : comment calculer les charges locatives ?
Comment sont payées les charges locatives récupérables ? Un forfait ?
Cela dépend notamment du type de location. Pour une location vide constituant la résidence principale du locataire, les charges sont normalement payées par provisions avec régularisation annuelle.
Pour une location meublée constituant la résidence principale, le bail peut prévoir :
- Des provisions avec régularisation annuelle,
- Ou un forfait de charges.
Dans le deuxième cas, le fonctionnement change sensiblement. Le montant du forfait et sa périodicité doivent être inscrits dans le bail. Il est payé avec le loyer et ne peut donner lieu ni à un complément ni à une régularisation ultérieure. Il ne doit pas non plus être manifestement disproportionné par rapport aux charges récupérables. Il peut être révisé annuellement dans les mêmes conditions que le loyer lorsque les conditions légales et contractuelles sont réunies.
Bon à savoir : le forfait est également possible dans certaines colocations. Quant au bail mobilité, les charges sont récupérées sous forme de forfait.
Le délai de régularisation - Combien de temps a le propriétaire pour réclamer les charges locatives récupérables ? Des justificatifs sont-ils nécessaires ?
Le principe est simple : lorsque les charges sont versées sous forme de provisions, elles doivent faire l'objet d'une régularisation annuelle. Le propriétaire compare les provisions déjà encaissées avec les dépenses récupérables réellement engagées.
Un mois avant la régularisation, il doit communiquer au locataire un décompte par nature de charges. Dans un immeuble collectif, il doit également communiquer le mode de répartition entre les logements et, lorsque cela est nécessaire, les informations prévues concernant le calcul des charges collectives de chauffage et d'eau chaude.
Les pièces justificatives doivent ensuite rester à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte. Le locataire peut également demander que le récapitulatif des charges de son logement lui soit transmis par voie dématérialisée ou postale.
Et si le propriétaire oublie de régulariser les charges ?
La dette ne disparaît pas automatiquement au bout d'un an. Les actions découlant du contrat de location sont en principe soumises à une prescription de trois ans, conformément à l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989. Cette règle vaut aussi pour un locataire qui réclamerait le remboursement de charges indûment versées.
Bon à savoir : une particularité protège cependant le locataire en cas de régularisation très tardive : lorsque celle-ci n'a pas été effectuée avant la fin de l'année civile suivant l'année où les charges étaient exigibles, le locataire peut demander à payer le montant réclamé par douzièmes.
Que veut dire provision sur charges ?
Une provision sur charges est tout simplement une avance versée régulièrement par le locataire en prévision des dépenses récupérables que le propriétaire devra acquitter. Elle évite de réclamer en une seule fois plusieurs centaines, voire plusieurs milliers d'euros de charges en fin d'année. Mais une provision n'est pas un forfait.
C'est précisément pour cette raison qu'une régularisation annuelle est nécessaire : elle permet de remplacer l'estimation initiale par les dépenses réellement supportées par le propriétaire puis récupérables auprès du locataire.
Ainsi :
- Provisions versées < charges réelles = un complément à payer par le locataire,
- Provisions versées > charges réelles = un trop-perçu à restituer au locataire.
Comment procéder à une augmentation des charges locatives ?
Un propriétaire ne peut pas décider d'augmenter arbitrairement les charges parce que ses propres dépenses augmentent.
Dans le cadre de provisions sur charges, leur montant peut être réajusté pour mieux correspondre aux dépenses prévisibles. Le bailleur doit pouvoir justifier le niveau demandé, notamment grâce à la précédente régularisation et, en copropriété, au budget prévisionnel.
Imaginons que le locataire verse 100 € de provisions mensuelles, soit 1 200 € par an. Après régularisation, les dépenses récupérables atteignent 1 440 €. Le propriétaire peut alors disposer d'un élément objectif pour ajuster la provision à : 1 440 € : 12 = 120 € par mois.
L'objectif est de rapprocher les avances des dépenses prévisibles, et non de générer une marge supplémentaire pour le propriétaire.
Bon à savoir : dans une location meublée avec forfait de charges, la logique est différente : il n'existe pas de régularisation en fonction des dépenses réellement engagées. Le forfait peut toutefois être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer, dans le respect du bail et de la réglementation applicable.
Comment faire une régularisation des charges locatives ?
Pour un propriétaire bailleur, la méthode peut se résumer en quelques opérations. Il faut d'abord réunir les dépenses de l'année et identifier uniquement celles qui sont récupérables auprès du locataire. Dans une copropriété, le décompte annuel du syndic constitue généralement le document de départ.
Il convient ensuite d'appliquer, lorsque cela est nécessaire, la quote-part correspondant au logement et de calculer le total des charges récupérables sur la période d'occupation du locataire.
Ce montant est comparé au total des provisions déjà versées.
Voici un exemple concret :
- Charges récupérables réelles : 1 620 €
- Provisions encaissées : 125 € × 12 = 1 500 €
- Reste dû par le locataire : 120 €
- Si les provisions avaient atteint 1 700 €, le propriétaire aurait au contraire 80 € à restituer au locataire.
Le bailleur adresse ensuite le décompte au locataire en respectant le délai préalable d'un mois prévu par la loi et conserve les justificatifs à sa disposition pendant six mois.
La régularisation constitue enfin un bon moment pour vérifier si la provision mensuelle reste cohérente. Des compléments importants chaque année peuvent indiquer qu'elle est sous-évaluée. Des remboursements systématiques indiquent à l'inverse, qu'elle est probablement trop élevée.
Pour le propriétaire comme pour le locataire, une règle reste donc essentielle : les charges ne sont pas un deuxième loyer. Lorsqu'elles sont payées au réel, elles correspondent à des dépenses précisément définies par la réglementation, doivent pouvoir être justifiées et donnent lieu à une régularisation. Une gestion rigoureuse permet ainsi au bailleur de récupérer les sommes qui lui sont effectivement dues tout en donnant au locataire une vision transparente du coût réel de son logement.
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